De normen binnen het certificatieschema HKZ hebben betrekking op de directe interactie tussen de fysiotherapeut en de patiënt, van aanmelding tot outtake. Daarnaast zijn normen opgenomen die ten dienste staan van deze directe interactie. Hierbij gaat het over visie, productaanbod, kwalificaties personeel, klachtenreglement, technische staat van de apparatuur, administratieve processen, etc. Deze zaken dienen op orde te zijn voordat een patiënt zich aanmeldt bij de fysiotherapiepraktijk.
Voor het korte begeleidingstraject vinden in principe 3 en voor het lange begeleidingstraject 5 individuele begeleidingsmomenten van anderhalf uur plaats. Buiten deze begeleidingsmomenten kost het een praktijk gemiddeld 2 tot 4 uur per week aan voorbereiding. Hoe lang het implementatietraject daadwerkelijk duurt, is afhankelijk van onder andere de grootte van de praktijk, het draagvlak binnen het team en de snelheid waarmee de medewerkers gaan werken volgens de procedures. We schatten in dat het in stand houden van HKZ, na het behalen van het certificaat, minimaal een dagdeel per maand kost.
SNOKOF biedt u professionele begeleiding bij het behalen en behouden van het HKZ ISO 9001 certificaat.
Uw HKZ certificaat behalen met SNOKOF betekent: - Dé oplossing voor efficiënte kwaliteitszorg. - De beste kwaliteit voor uw cliënten. - Samen sterk voor de beste kwaliteit. - Een geoliede praktijkorganisatie.
SNOKOF helpt u hiermee door: - Professionele begeleiding bij het verkrijgen van het HKZ certificaat. - Coördinatie van het behalen van het HKZ certificaat. - Scherpe inkoop van ondersteunende diensten, o.a. HKZ begeleider en externe auditor. - Toegang tot een database van up-to-date fysiotherapiegerelateerde protocollen, richtlijnen, etc. - Toegang tot het centrale handboek. - Ontwikkeling van producten en/of productverbeteringen die samenhangen met HKZ certificering. - Externe certificering die gemiddeld slechts 1 maal per 3 jaar plaatsvindt. Jaarlijks vindt bij alle aangesloten praktijken een interne audit door SNOKOF plaats.
Aspirant aangeslotene De investering voor het korte begeleidingstraject (3 x anderhalf uur) bedraagt € 1.775,00 (excl. BTW) per praktijk. Dit is inclusief een jaarlijkse bijdrage aan SNOKOF van € 230,50 (excl. BTW). De jaarlijkse bijdrage wordt naar rato berekend bij aansluiting na januari.
De investering voor het lange begeleidingstraject (5 x anderhalf uur) bedraagt € 1.910,50 (excl. BTW). De jaarlijkse bijdrage is hierbij inbegrepen.
Voordat het HKZ certificaat aan uw praktijk wordt toegekend, wordt door een auditor van KIWA een documentbeoordeling uitgevoerd; hierbij wordt beoordeeld of het kwaliteitssysteem binnen de praktijk is geïmplementeerd. De kosten voor de documentbeoordeling bedragen € 255,- (excl. BTW).
Voor een specifieke kostenopgave voor een begeleidingstraject op maat kunt u contact opnemen met SNOKOF via het contactformulier op deze website. Bovengenoemde kosten zijn inclusief centraal handboek, individuele begeleiding, online helpdesk, praktijkbezoek met als doel de begeleiding van HKZ implementatie, interne audit en toegang tot de eerder genoemde database.
Aangeslotene De investering als aangesloten praktijk, als u het HKZ certificaat heeft behaald, bedraagt € 1.335,50 (excl. BTW) per jaar. Hierbij zijn inbegrepen: jaarlijkse interne audit, externe audit (iedere aangesloten praktijk wordt gemiddeld eens per 3 jaar bezocht; de kosten voor deze audit worden derhalve ook verspreid over 3 jaar), jaarlijkse bijdrage Snokof.
In uw fysiotherapiepraktijk is het belangrijk dat er voldoende draagvlak is voordat u start met het certificeringstraject. Wij raden aan om met meerdere medewerkers hiermee aan de slag te gaan. HKZ betekent voor de meeste fysiotherapeuten een andere denk- en werkwijze. Dit is een veranderingsproces dat veel inspanning vergt en inclusief implementatie blijkt dit een te grote belasting één persoon te zijn.
Tijdens het certificatieproces bent u aspirant-aangeslotene van de stichting. Na certificering bent u aangesloten bij de stichting. Als aangeslotene kunt u uitstappen. Het certificaat vervalt dan echter voor uw praktijk, omdat deze voor de stichting wordt uitgegeven. U kunt daarna wel zelf een externe audit aanvragen bij een externe certificeringsinstantie, tegen het reguliere externe audit tarief.
Een interne audit is een tussentijds onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van het kwaliteitsmanagementsysteem. Deze zal uitgevoerd worden door een collega-fysiotherapeut. Voordat er een externe audit plaatsvindt in uw fysiotherapiepraktijk, vindt er een interne audit plaats. Het intern auditsysteem moet minimaal 3 maanden draaien voordat een externe audit kan plaatsvinden. SNOKOF heeft een pool van tot auditor opgeleide collega's, die bij de aangesloten praktijken audits uitvoeren.
Een auditor van een onafhankelijke certificerende instelling komt bij de fysiotherapiepraktijk langs. Hij gaat na wat er in de organisatie is afgesproken en wat eraan wordt gedaan om iedereen de afspraken te kunnen laten nakomen. Dit doet de auditor op basis van het kwaliteitshandboek en gesprekken met individuele medewerkers. Daarnaast checkt de auditor (o.a. door steekproeven in dossiers) of de afspraken ook worden nagekomen. Certificatie vereist dus een gedocumenteerd en geïmplementeerd kwaliteitsmanagementsysteem. Een auditor toetst of de organisatie de zaken intern goed op orde heeft, betrouwbare resultaten kan presenteren en voortdurend werkt aan het verbeteren van de zorg- en dienstverlening.
Bij goedkeuring wordt een certificaat afgegeven dat drie jaar geldig is. Tussentijds wordt de organisatie jaarlijks getoetst middels een interne audit. Daarbij moet er aangetoond worden dat het kwaliteitssysteem onderhouden en verbeterd wordt.
